Wir sind da für Berlin.
Berlin ist der wahrscheinlich spannendste Standort für alle, die im Job etwas bewegen wollen. Unsere Hauptstadt ist geprägt von Vielfalt, Wachstum, Dynamik und Möglichkeiten. Und direkt am Puls: berlinovo. Als moderne, landeseigene Immobiliengesellschaft sind wir da, um bezahlbaren, nachhaltigen Wohn- und Arbeitsraum zu schaffen. Und für den Alltag darin Verantwortung zu übernehmen. Wir investieren, bauen, betreiben und vermieten. Für Familien, Singles, Studierende, Senior:innen, Landesbeschäftigte, Hilfesuchende. Kurz: für alle. Unsere Unternehmenskultur? Ist genauso vielfältig. Hier treffen über 60 Jahre Erfahrung als Immobilienspezialist auf Neugierde, Offenheit und die Freiheit, sich selbst zu verwirklichen.
Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt - unbefristet in Vollzeit für unsere Abteilung Bestandsmanagement Wohnen als
Sekretär/Assistent:in der Abteilungsleitung
Welche Aufgaben übernehmen Sie im Wesentlichen:
- Selbstständige Unterstützung der Abteilungsleitung in fachlichen und organisatorischen Belangen.
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen.
- Verwaltung von Wiedervorlagen, Akten und Ablagen sowie Pflege der digitalen Dokumentenverwaltung und des Vertragsmanagements.
- Erstellung und Führung von Protokollen, Excel-Übersichten und Statistiken; qualitative Überarbeitung von Dokumenten und Präsentationen inklusive Plausibilitätsprüfungen.
- Management von Beschwerden, Auflagen und Fristen sowie Entgegennahme und Weiterleitung von Kundenanfragen an die zuständigen Mitarbeitenden.
- Generierung abteilungsrelevanter Auswertungen, beispielsweise in SAP, im Kontext von Mieterjubiläen und zur internen Budgetüberwachung und Leerstandsverwaltung.
- Kontierung und Überprüfung von Rechnungen in SAP.
- Sicherstellung reibungsloser organisatorischer Abläufe in der Abteilung, insbesondere bei EDV- und Berechtigungsanträgen, Dienstreise- und Urlaubsanträgen sowie Seminar- und Dienstreisebuchungen.
- Prüfung und Abrechnung der Verwalterhonorare sowie Verwaltung der Mietsicherheiten und Kautionen im Bestand der Abteilung.
- Einholen von Auskünften wie Wirtschaftsauskünften oder Meldeanmeldungen.
- Mitarbeit an Projekten und in Arbeitsgruppen sowie Durchführung fachlicher Recherchen.
Was bringen Sie mit:
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- erste Erfahrungen im administrativen Bereich, idealerweise in der Immobilienbranche
- gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und Outlook
- Organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- sorgfältiger Umgang mit Dokumenten und Daten sowie ein Auge für Details
- gute kommunikative Fähigkeiten und eine ausgeprägte Teamorientierung
Was erwartet Sie bei der berlinovo:
- eine aufgeschlossene, engagierte Abteilung mit vielseitigen Teams
- unbefristeter Arbeitsvertrag mit einem landeseigenen Unternehmen
- Vergütung nach Tarifvertrag der Wohnungswirtschaft
- etablierter krisensicherer Arbeitgeber
- strukturierter Einarbeitungsplan
- Work-Life-Balance durch Gleitzeit und bis zu 60% Mobilem Arbeiten
- 30 Tage Urlaub pro Jahr und Freistellung am 24.12. und 31.12.
- Deutschlandticket-Job
- Förderung und Finanzierung von individuellen Entwicklungsmöglichkeiten
- Budget für Sport- und Gesundheitskurse sowie interne Sportangebote
- Unterstützung auch in Krisen (z.B. Coaching)
Wir wollen noch so viel bewegen – Sind Sie dabei?
Wir bitten um die Übersendung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen in deutscher Sprache, inklusive einem Anschreiben mit frühestmöglichem Einstiegsdatum und Gehaltsvorstellungen.
Wir möchten uns bewusst vielfältig aufstellen und setzen uns aktiv für integrative Arbeitsplätze ein. Unser Ziel ist es, Individualität und Gleichstellung zu fördern und die Vielfalt der Gesellschaft in unserer Belegschaft widerzuspiegeln.
Ausschreibungs-Nr.: A202
